Как устроена организация, и за счёт чего можно повысить её эффективность

Как работает организация

Статистика опросов в нескольких статьях, которые я опубликовал раньше. 

Вашей компании нужны серьезные изменения в стратегии развития бизнеса?
Да — 154
Нет — 141

Нужно ли собственнику/руководителю бизнеса именно сейчас заниматься стратегией своего бизнеса?
Да — 276
Нет — 24

Делаете ли Вы в своей организации общее описание ее внутренней среды?
Да — 40
Нет — 116

Наличие подробной информации о внутренней среде компании поможет повысить эффективность Вашего бизнеса?

Да — 4
Нет — 0

Александр Тимошин
Team-партнер
 
  • Почти в 2 раза возросло количество тех, кто считает, что стратегией нужно заниматься сейчас (со 154 в мае 2020 до 276 в декабре 2020)
  • Количество тех, кто занимается описанием внутренней среды своей организации в 3 раза меньше тех, кто этого не делает

  • Только 4 человека уверены, что подробная информация о внутренней среде организации позволит повысить эффективность их бизнеса

Выводы

  • Многим в конце 2020 года стало очевидно, что по-старому вести бизнес уже не получится. Нужно искать и внедрять новые решения относительно продуктов, рынков, создания новых выгод для клиентов и т.д.

  • В головах участников опросов практически отсутствует связь между стратегией организации и внутренней средой организации, как местом ее производства
  • Существенный прирост числа тех, кто считает необходимым заниматься стратегией показывает, что Успех организации в существенно большей степени связывают с действиями во внешней среде, а не взаимодействием внутри организации

Каждый раз при встрече с руководителями и видя такое отношение к внутренней среде компании у меня возникал вопрос.

Почему в компаниях разработка стратегии существенно важнее, чем понимание как организация реализует существующую стратегию?

За время работы в разных проектах я сформулировал ряд причин, которые могут объяснить такое отношение руководителей к анализу внутренней среды.

  • Считают, что и без анализа хорошо знают, как работает их организация

  • Сами являются активными продавцами, поэтому сфокусированы на работе с клиентами, то есть внешней среде
  • Уверены, что принимаемые решения будут в точности реализованы сотрудниками. Я решил – они сделали

  • Скучно заниматься детальным анализом работы компании. Непонятно какую ценность имеет эта информация
  • Считают, что основная масса сотрудников давно работают в организации и сами знают, что и как делать
  • Погружены в микроменеджмент, поэтому думают, что «все под контролем»

Для обеспечения устойчивого роста бизнеса необходимо в равной степени заниматься и стратегией, и внутренней средой организации.

Бизнес-стратегия определяет выбор ответов на ряд ключевых вопросов.

в частности:

  • Что мы производим?

  • Для кого мы это производим?

  • Почему клиенты выберут нас, а не конкурентов?

Внутренняя среда – это внутреннее пространство организации, в котором происходит реализация стратегии, обеспечивающая достижение новых результатов.

Обратимся к примеру театра. Финансовые показатели деятельности театра мало отличаются от соответствующих показателей в бизнесе. Например, объем продаж, заполняемость зала, цена билетов и т.д.

Что для этого делается в театре?

Изучается сценарий спектакля, выбирается режиссер и актеры. Готовятся декорации, свет, звук, то есть внутреннее пространство, в котором будет играться спектакль. Серьезное внимание уделяется всем составляющим: содержанию, игре актеров и сцене, на которой это происходит, а также театру в целом.

Известная фраза, приписываемая Станиславскому: «Театр начинается с вешалки» говорит о важности всех элементов внутренней среды театра для достижения максимального влияния на зрителей.

В бизнесе тоже самое.

  • Стратегия – это сюжет/сценарий

  • Собственник – режиссер
  • Сотрудники — актеры
  • Внутренняя среда – пространство для производства стратегии

Если внутренней среде не уделяется серьезное внимание, то стоит ли удивляться тому, что большое количество стратегий так и не приводят к желаемым результатам?

В общем как в легендарной фразе В. С. Черномырдина: «Хотели как лучше, а получилось как всегда»

Ключевой вопрос к этой фразе – Почему получилось как всегда?

Что есть такого внутри организации, что несмотря на периодические изменения в организационной структуре, системе стимулирования, обучении получается как всегда?

В мировой практике считается что достижение желаемых стратегических целей зависит:

  • на 20% от качества разработки стратегии

  • на 80% от процесса ее реализации

Мой личный опыт реализации проектов по разработке и внедрению стратегии в деятельность компании подтверждает эти цифры.

Упрощенная модель внутренней среды организации Рис. Упрощенная модель внутренней среды организации.

 

Описание элементов модели

Процессы – описанная в документах или существующая «в головах» последовательность действий, необходимая для достижения желаемого результата.

Персонал – люди, работающие в компании и обладающие определенными навыками, знаниями опытом. Реализующие модели поведения, связанные как с внутренними мотивами, так и существующей внутренней средой компании.

Структура — описание на формальном уровне подразделений компании, их зон ответственности и решаемых задач. Определение полномочий и ответственности руководителей подразделений.

Решения – Описание кто, каким образом и какие решения принимает в компании.

Культура – организационная культура, включающая в себя набор внутренних формальных и не формальных ценностей, которыми руководствуются люди при выполнении своей работы.

Во многих компаниях активно занимаются изменениями отдельных элементов внутренней среды: изменяют бизнес-процессы, внедряют новые системы стимулирования, обучают новым знаниям.

Для каждого из этих изменений есть обоснование и представление, как оно повлияет на достижение новых результатов. Однако часто упускают из виду, что любая организация является системой, поэтому изменения в отдельных элементах, насколько обоснованными они бы не были, в конечном итоге не приводят к существенному улучшению получаемых результатов.

Фактор, который крайне редко учитывают при проведении изменений – это культура компании. Известная фраза «Культура ест стратегию на завтрак» говорит о степени ее влияния на повседневную деятельность компании.

Культура организации является тем базовым фактором организации, который приводит к тому, что получается «как всегда».

Чтобы успешно управлять бизнесом, необходимо понимать каким образом ожидания собственников превращаются в результаты.

Александр Тимошин
Team-партнер

Кейс

Составлен на материалах реального проекта.

Причина, которая беспокоила акционеров и руководство, была связана с тем, что показатель по объему продаж за предыдущий год не был выполнен на 20%.

Общая ситуация:

  • В связи со сложным и длительным производственным процессом контракт клиентами оплачивался частями. Финальная оплата по итогам полного выполнения контракта, как правило, составляла, в среднем 20% от общей стоимости контракта

  • В соответствии с положением о бухучете существующим в компании, объем продаж фиксировался по выполненным контрактам после подписания окончательных актов приема-передачи
  • Завод часто срывал сроки поставок, указанные в контракте. Задержка могла составлять от 2-х до 4-х месяцев.

    Причина невыполнения объема продаж была «на поверхности». Срыв сроков выполнения значительного числа контрактов.

Одной из целей проведения диагностики компании был поиск ответов на вопрос: Какие причины внутри организации приводили к частым срывам в выполнении контрактов?

Ниже описаны факты и ситуации на заводе, которые которые дают ответ на этот вопрос

Поведение организации, которое привело к невыполнению объема продаж

  • каждое КП обсуждается как в первый раз

  • контакты с поставщиками начинаются только после заключения контракта
  • долго разрабатывается документация, необходимая для формирования запросов поставщикам

  • временные затраты на производство рассчитывают по старым нормативам
  • менеджеры по закупкам торгуются за проценты дополнительных скидок или ищут тех, кто готов сделать дешевле

Элементы организационного модели, объясняющие такое поведение

  • анализ рынка поставщиков проводится эпизодически

  • информация о технических характеристиках стандартных узлов и изделий разбросана по разным подразделениям
  • система взысканий направлена в первую очередь на соблюдение существующих регламентов

  • решение о пересмотре нормативов по производственным операциям постоянно откладывается из-за сокращения соответствующих специалистов
  • система стимулирования менеджеров по закупкам ориентирует их, в первую очередь, на максимальное снижение цены

  • ускоренные сроки поставок с сохранением качества имеют очень низкий вес среди коэффициентов для расчета бонусов
  • основные бизнес-процессы существуют из блоков, относящихся к отдельным функциональным подразделениям и не связанных между собой через показатели входа/выхода

  • выполненные проекты хранятся на бумажных носителях в архиве

Внутренние ценности организации, разделяемые большинством сотрудников

  • как бы я ни работал, на моем положении это никак не скажется

  • сделаем как скажет начальник
  • мы так всегда делали

  • главное подписать контракт, а дальше разберемся
  • честь мундира подразделения выше целей завода

  • чем детальнее описан процесс, тем лучше

Причины срыва выполнения объема продаж были найдены во всех подразделениях компании. Например, на производстве использовались старые временные нормы, что приводило к ошибочным расчетам сроков выполнения контракта. Закупщики искали более дешевых поставщиков и это существенно увеличивало время поиска. К тому же дешевые поставщики периодически срывали сроки поставок комплектующих изделий. Система стимулирования была ориентирована на выполнение существующих технологических процессов, часть из которых уже устарела.

Объяснение этих причин в организационной модели было связано с культурой компании. В частности:

  • мы так всегда делали

  • главное подписать контракт, а дальше разберемся
  • честь мундира подразделения выше целей завода

Вывод

В данной ситуации изменение отдельных элементов, например системы стимулирования закупщиков или производственных процессов слабо повлияет на улучшение конечных результатов. Если не будут выявлены и внесены соответствующие изменений в другие элементы организационной модели и культуру компании.

Как организации получают результаты Рис. Как организации получают результаты.

 

Заключение

Любой завод или фабрика производят детали, оборудование, машины, трубы и т.д. Поэтому в отношении них легко использовать слово — производство.

Оно является сутью завода или фабрики. А другие компании, например магазины, салоны красоты, дистрибьюторы и т.д.– насколько применимо к ним это слово? На мой взгляд любая компания – это производство независимо от того, что она продает.

В конечном итоге любая компания производит:

  • продукты (для клиентов)

  • результаты (для собственников)
  • впечатления (для клиентов и сотрудников)

Внутренняя среда любой компании — это ее производственная территория.

На заводе есть специальные должности, которые заботятся о техническом производстве. Это:

  • главный инженер

  • главный технолог
  • главный механик

  • главный энергетик

Кто заботится об организационной среде компании, как производственной основе для достижения результатов?

  • Директор по продажам – это работа с клиентами
  • Директор по маркетингу – это работа с рынком

  • Директор по логистике – это доставка клиентам
  • Директор по закупкам – это работа с поставщиками

  • Директор по персоналу – это привлечение и увольнение персонала. Отчасти заботится внутренней среде, занимаясь развитием персонала
  • Финансовый директор – управление финансами компании.

Кто заботится о том, чтобы внутренняя среда компании эффективно обеспечивала производство желаемых результатов?

Новая стратегия нужна как путь к достижению новых результатов.

Направлена стратегия во вне – на клиентов компании. Реализуется во внутренней среде компании.

Не обладая знаниями того, как «работает» внутренняя среда компании по производству продуктов и результатов, невозможно осознанно и целенаправленно этим производственным процессом управлять.

В этом случае получение результатов начинает напоминать лотерею. Может быть повезет!

В конечном итоге выбор всегда за собственниками и руководителями бизнеса. Если бизнес – это лотерея, то на изучение внутренней среды компании не стоит тратить сил и времени.

Если бизнес – это система для производства продуктов, результатов и впечатлений для стейкхолдеров, то заниматься диагностикой внутренней среды компании нужно обязательно!

 

Подумайте!
Каждая организация идеально устроена для получения тех результатов, которые она имеет в настоящее время.
Это значит, что каждая организация кроме продуктов производит также и результаты.

Хотите узнать, как устроено «производство результатов» в вашей компании?
Почему, не смотря на проводимые изменения, «новые» результаты мало отличаются от «старых» результатов?

Что нужно изменить, чтобы получать лучшие результаты?

Сделайте!
Проведите системный анализ деятельности вашей организации вместе с нами.

Комментарии

Комментариев: 0

Добавить комментарий
Смотрите также
15 / 01 / 2022
Почему бизнес-команды трудно создавать?
Слово «команда» очень популярно в бизнесе.  Отчасти это связано с тем, что мы с удовольствием смотрим и восторгаемся игрой лучших команд в футболе, хоккее, волейболе, баскетболе и других игровых видах спорта. И, конечно, хотим иметь такие же команды в бизнесе. Сегодня в разных статьях, книгах и интервью упоминаются разные варианты  использования  слов «команда» и «командный подход»
Читать статью
27 / 12 / 2021
Почему для удержания внимания покупателя продажа решений важнее, чем продажа продуктов?
Продажа решений для компании всегда выгоднее, потому что люди склонны платить более высокую цену тогда, когда видят ценность приобретаемого продукта. Осознание ценности возникает в том случае, когда покупатель четко понимает какая его задача или проблема будет решена. Мы хорошо знаем это из собственного жизненного опыта, потому что каждый из нас постоянно бывает в роли покупателя.
Читать статью
23 / 11 / 2021
Digital-маркетинг сработал. Запросы клиентов появились. Как им продавать решения?
Эта статья посвящена описанию факторов, влияющих на продажу решений при контакте продавца и покупателя. Что получит компания, если ее продавцы начнут продавать решения? Рост рентабельности продаж. Прирост лояльных клиентов. Устойчивый рост бизнеса. Несколько факторов, которые затрудняют в компании переход от продажи продуктов к продаже решений
Читать статью
20 / 11 / 2021
Может ли фокус на digital заменить работу продавца или когда в компании начинается процесс продажи?
Первый шаг к повышению эффективности продавца начинается с осознания того, чем он занимается или что означает для него слово – продажа? Какое определение он дает тому, что делает? Это важно понимать, потому что какое определение дает, так потом и действует. Пример. При проведении сессий по продажам в самом начале я задаю вопрос участникам: какое определение слову «продажи» вы можете дать?
Читать статью
23 / 10 / 2021
Три слова, объединяющие стратегический маркетинг, digital-маркетинг и продажи
Есть ряд ключевых понятий маркетинга, которые важны при работе с рынком. Из них я выбрал 3 слова, которые создают фундамент для построения долгосрочных отношений с целевыми клиентами. Их соотношение в голове клиента, в конечном итоге, определяют его скорость принятия решения и чувствительность к цене. Эти слова: Проблема, Цена, Ценность.
Читать статью
09 / 09 / 2021
Почему стратегический маркетинг, Digital-маркетинг и продажи начинают работать «на холостом ходу»?
«Лучшим из подрывных инноваций присущи два свойства: они удовлетворяют понятную конечному пользователю базовую потребность и проникают в физический мир заводов-производителей и сетей поставок … Ключевая задача — искать лучшие способы удовлетворять базовые и даже латентные потребности клиентов». Жак Пейл. «Реальная стратегия: Как планировать только то, что можно воплотить»
Читать статью
07 / 09 / 2021
Цель есть. Чем будут полезны опережающие показатели для ее достижения? Из личного опыта
В жизни мы часто используем опережающие показатели, даже не задумываясь об этом. Например, когда дети учатся в школе. Что хотели ваши родители видеть в дневнике за четверть и за год? Конечно, хорошие и отличные оценки. Оценка в дневнике – это запаздывающий показатель.
Читать статью
12 / 07 / 2021
Возможно ли долгожительство компании в условиях резких изменений внешней среды?
Максимизация прибыли или долголетие – какая цель для компании важнее? «Идея живой компании означает, что в соответствии с изменениями, происходящими в мире, вам придется постоянно вовлекать людей в непрерывное развитие компании.
Читать статью
19 / 06 / 2021
Бизнес Двигают Люди!
Любая организация занимается производством продуктов. Внутри организации каждое подразделение также что-то производит. Например, бухгалтерия делает отчетность для налоговой инспекции. Вопросы: Что производят топ-менеджеры? Что является продуктом их управленческой деятельности?
Читать статью
27 / 05 / 2021
Почему желаемые цели часто превращаются в нежелательные результаты?
Статья посвящена описанию трудностей, с которыми сталкиваются те, кто хочет добиваться сформулированных целей. В теории все просто. Сначала нужно сформулировать цели, а потом начать заниматься их реализацией. Однако при практическом воплощении трудности возникают с первого шага.
Читать статью
03 / 04 / 2021
Четыре шага к успеху продвижения услуги в интернете
Услуга – это процесс, который одна сторона предлагает другой стороне. При реализации этого процесса могут быть использованы товары, однако предлагаемая совокупность действий может носить неосязаемый и невидимый характер. Главное отличие товара от услуги - товар покупают для того, чтобы самому выполнить некоторую работу. Услугу приобретают для того, чтобы кто-то выполнил за покупателя необходимую ему работу.
Читать статью
08 / 03 / 2021
Как компании губят бизнес, делая свой бренд невидимым для покупателей
Сейчас много пишут о важности брендов в условиях перепроизводства товаров и услуг. О том, что бренд «цепляет», создает эмоциональную связь и поэтому влияет на выбор покупателя. С другой стороны, значительное количество компаний занимается тем, что делают свой собственный бренд невидимым, не задумываясь об этом. Звучит странно и тем не менее – это факт.
Читать статью